Släktföreningen af Hällström r.f

Sukuyhdistys af Hällström r.y

Tietosuojaseloste

Jäsen- ja tapahtumarekisteri

Päivitetty: 12.4.2021

 

1. Rekisterinpitäjä        Släktföreningen af Hällström r.f. – Sukuyhdistys af Hällström r.y.
2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja/tai yhteyshenkilö Sihteeri Anna-Sofia Kivi
anna.sofia.kivi@gmail.com
p. 0503133929
3. Rekisterin nimi Jäsen- ja tapahtumarekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus Rekisterin tarkoituksena on kerätä yhdistyksen jäsenistä yhdistyslain vaatimat henkilötiedot ja muut yhdistyksen toimintaa varten tarpeelliset tiedot, joita voidaan käsitellä seuraavia tarkoituksia varten:

·       yhdistyksen jäsenten tunnistaminen;

·       yhdistyksen jäsenrekisterin ylläpito ja jäsenasioiden hoitaminen;

·       toiminnan tarjoaminen ja tapahtumien järjestäminen yhdistyksen jäsenistölle;

·       yhdistyksen jäsenten pitäminen ajan tasalla yhdistyksen toiminnasta;

·       yhdistyksen toimintaa koskevan ja/tai yhdistyksen toiminta-ajatuksen piiriin kuuluvan tiedon välittäminen;

·       yhdistyksen toiminnan suunnittelu, kohdentaminen ja kehittäminen (ml. eri jäsenryhmien huomioiminen toiminnassa);

·       jäsenmaksuvelvollisuuksien määrittäminen;

·       tilastointi;

·       yhdistyksen jäsenyyden hoitaminen ja kehittäminen (ml. laskutukseen liittyvät asiat)

 

Henkilötietojen käsittely voidaan ulkoistaa kokonaan tai osittain kolmansille osapuolille, kuten esimerkiksi jäsenrekisteripalvelun tarjoajalle, varmuuskopion ylläpitäjälle ja/tai yhdistyksen kirjanpitäjälle, kuitenkin vain rajatusti ja vain kyseisen palvelun tuottamista varten – ei muuhun toimintaan kuten esim. markkinointiin.

Henkilötietojen käsittely perustuu Yhdistyslain (503/1989) velvoitteiden noudattamiseen ja yhdistyksen oikeutettuun etuun. Yhdistyksen oikeutetulla edulla tarkoitetaan yllä mainittuja käyttötarkoituksia.
5. Rekisterin tietosisältö

 

 Yhdistyksen jäsenestä ja yhdistyksen jäsenyyttä hakeneesta henkilöstä voidaan kerätä ja tallettaa muun muassa seuraavan kaltaisia henkilötietoja:

·       henkilön etu- ja sukunimi

·       syntymäaika

·       lähiosoite

·       postinumero

·       postitoimipaikka

·       kotipaikka

·       sähköpostiosoite

·       puhelinnumero

·       jäsenyyden tyyppi

·       jäsenyyden alkamisaika

·       jäsenyyden päättymisaika

·       jäsenmaksujen laskutus- ja maksutiedot (ml. jäsenmaksujen laskutusosoite)

·       tapahtumailmoittautumiset

·       mahdolliset muut henkilön itsensä yhdistykselle antamat tiedot

·

Yhdistyksen toimintaan tai tapahtumaan osallistuvasta muusta henkilöstä voidaan kerätä ja tallettaa muun muassa seuraavan kaltaisia henkilötietoja:

 

  • henkilön etu- ja sukunimi
  • tapahtumailmoittautumiset
  • mahdolliset muut henkilön itsensä yhdistykselle antamat tiedot.
6. Säännönmukaiset tietolähteet

 

 Henkilö itse, sekä jäsenyyden alkamista, päättymistä ja jäsenmaksuja koskevien tietojen osalta yhdistyksen hallitus.
7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset, julkaisut ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

 

 Henkilötietoja ei lähtökohtaisesti luovuteta yhdistyksen ulkopuolelle, eikä siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Tapahtumien järjestämiseen osallistuvien henkilöiden nimet voidaan julkaista yhdistyksen nettisivulla tai yhdistyksen jäsenkirjeessä. Hallituksen kokoonpano on julkinen.
8. Henkilötietojen säilytysaika Jäsenen henkilötietoja säilytetään lähtökohtaisesti jäsenyyden ajan. Jäsenen perustiedot, tiedot jäseneksi ottamisesta ja jäsenyyden päättymisestä, sekä mahdolliset muut jäsentä koskevien päätösten tiedot ja vuosikokouksen osallistujalistat säilytetään osana hallituksen pöytäkirjoja.

Muutoin henkilötiedot poistetaan, kun niitä ei enää tarvita yllä kohdassa 4 esitettyihin käyttötarkoituksiin.
9. Rekisteröidyn oikeudet Oikeus saada pääsy tietoihin:

Rekisteröidyllä on oikeus pyynnöstään saada Tietosuoja-asetuksen 15 artiklan mukaiset tiedot häntä koskevista henkilötiedoista, joita yhdistys käsittelee.

Oikeus tietojen oikaisemiseen:

Rekisteröidyllä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016) (myöhemmin ”tietosuoja-asetus”) 16 artiklan mukainen oikeus pyytää yhdistystä korjaamaan rekisteröityä koskevat epätarkat tai virheelliset henkilötiedot tai täydentämään puutteelliset tiedot.

Oikeus tietojen poistamiseen:

Mikäli henkilötietoja ei tarvita tässä tietosuojaselosteessa tarkoitettuun tarkoitukseen, tai yhdistyksellä ei muutoin ole perustetta käsitellä henkilötietoja, rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot poistettua jäsenrekisteristä.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen:

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia yhdistystä rajoittamaan henkilötietojen käsittelyä tietosuoja-asetuksen 18 artiklassa tarkemmin nimetyissä tapauksissa.

Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä:

Rekisteröidyllä on oikeus erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, tietosuoja-asetuksen 21 artiklan mukaisesti, vastustaa henkilötietojensa käsittelyä.

Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle:

Mikäli rekisteröity katsoo, että yhdistys ei noudata henkilötietojen käsittelyssä siihen soveltuvaa lainsäädäntöä (ml. tietosuoja-asetus), on rekisteröidyllä oikeus tehdä asiasta valitus tietosuojaviranomaiselle.

Sukututkimus ja julkaisutoiminta

Päivitetty: 12.4.2021

 

1. Rekisterinpitäjä        Släktföreningen af Hällström r.f. – Sukuyhdistys af Hällström r.y.
2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja/tai yhteyshenkilö Sihteeri Anna-Sofia Kivi
anna.sofia.kivi@gmail.com
p. 0503133929
3. Rekisterin nimi Sukututkimus ja julkaisutoiminta
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus Rekisterin tarkoituksena on kerätä Af Hällström suvun jäsenistöstä ja suvun historiasta tietoja ja kertomuksia sukututkimukseen liittyviin tarkoituksiin, ja suvun vaiheita koskeviin julkaisuihin kuten:

·       Matrikkeli

·       Suvun historiaa käsittelevät kirjat

Henkilötietojen käsittely voidaan ulkoistaa kokonaan tai osittain kolmansille osapuolille, kuten esimerkiksi sukututkimuksen mahdollistavien teknologiapalveluiden tarjoajalle, varmuuskopion ylläpitäjälle ja/tai yhdistyksen kirjanpitäjälle.

Henkilötietojen käsittely perustuu Tietosuojalain (1050/2018) 4 §:n 3- ja 4-alakohtien mukaista historiallista tutkimusta ja tutkimusaineistojen arkistointia varten sekä 27§:n mukaisia kirjallisen ilmaisun tarkoituksia varten.
5. Rekisterin tietosisältö

 

 Suvun jäsenestä voidaan kerätä ja tallettaa muun muassa seuraavan kaltaisia henkilötietoja:

·       Nimi, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero, syntymäaika, koulutus, ammatti, sotilasarvo, yhteys sukuun, perhetiedot, valokuva sekä mahdolliset muut henkilön itsensä yhdistykselle antamat tiedot.

·
6. Säännönmukaiset tietolähteet

 

 Henkilö itse, julkaistut sukututkimukset, julkiset arkistot ja muut julkiset lähteet, sekä suvun jäsenet.
7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

 

 Henkilötietoja ei lähtökohtaisesti luovuteta yhdistyksen ulkopuolelle, eikä siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Henkilötiedot voidaan julkaista kirjallisessa matrikkelissa tai muussa kirjallisessa yhdistyksen julkaisussa ja yhdistyksen verkkosivujen salasanalla suojatussa osiossa.
8. Henkilötietojen säilytysaika Tiedot säilytetään toistaiseksi, kuitenkin enintään siihen saakka, kun henkilö on käyttänyt tietojen poisto-oikeuttaan.
9. Rekisteröidyn oikeudet Oikeus saada pääsy tietoihin:

Rekisteröidyllä on oikeus pyynnöstään saada Tietosuoja-asetuksen 15 artiklan mukaiset tiedot häntä koskevista henkilötiedoista, joita yhdistys käsittelee.

Oikeus tietojen oikaisemiseen:

Rekisteröidyllä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016) (myöhemmin ”tietosuoja-asetus”) 16 artiklan mukainen oikeus pyytää yhdistystä korjaamaan rekisteröityä koskevat epätarkat tai virheelliset henkilötiedot tai täydentämään puutteelliset tiedot.

Oikeus tietojen poistamiseen:

Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot poistettua sähköisessä muodossa olevista materiaaleista. Kirjallisesti julkaistussa muodossa olevia henkilötietoja ei voida poistaa.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen:

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia yhdistystä rajoittamaan henkilötietojen käsittelyä tietosuoja-asetuksen 18 artiklassa tarkemmin nimetyissä tapauksissa.

Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä:

Rekisteröidyllä on oikeus erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, tietosuoja-asetuksen 21 artiklan mukaisesti, vastustaa henkilötietojensa käsittelyä.

Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle:

Mikäli rekisteröity katsoo, että yhdistys ei noudata henkilötietojen käsittelyssä siihen soveltuvaa lainsäädäntöä (ml. tietosuoja-asetus), on rekisteröidyllä oikeus tehdä asiasta valitus tietosuojaviranomaiselle.